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28.07.2021

«Rapport über die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden»

Eine Anleitung zum Ausfüllen der neuen Pflichtbeilage

Seit 12. Juli 2021 ist das Formular «Rapport über die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden» auf der Seite arbeit.swiss des Seco aufgeschaltet. Im Rapport sind die täglichen Ausfallstunden sowie die über den Monat kumulierten Mehrstunden auszuweisen, deren Saldo der Mitarbeiter unterzeichnen muss. Der Rapport ist als Pflichtbeilage nebst den bereits bisher erforderlichen Unterlagen der Arbeitslosenkasse einzureichen.

Da das Seco in der Regel von einer regelmässigen 5-Tage-Woche ausgeht, stellt sich einmal mehr die Frage, wie die 7-Tage-Woche des Gastgewerbes darin abgebildet werden soll. Gemäss Seco gilt Folgendes:

Für Mitarbeitende, die jeden Tag gleich arbeiten oder die unregelmässig arbeiten (insbesondere für Mitarbeitende auf Abruf) wird die Abweichung von den durchschnittlichen Sollzeiten berechnet.

Mitarbeitende, die an fixen Wochentagen arbeiten bzw. nicht arbeiten, dürfen nur an den Tagen Ausfallzeit geltend machen, an denen sie üblicherweise arbeiten würden.

Beispiele (Sollarbeitszeit 42 Std/Woche):

• Mitarbeiter 1 arbeitet 50% halbtags, d.h. an fünf fixen Tagen 4.2 Std – es werden Ausfallstunden bzw. Mehrstunden für alle Arbeitstage erfasst (weniger oder mehr als 4.2 Stunden).

• Mitarbeiter 2 arbeitet normalerweise Montag und Dienstag jeweils 8.4 Stunden – nur die Ausfallstunden bzw. Mehrstunden an Montagen und Dienstagen werden erfasst, d.h. die Stunden, welche weniger oder mehr als 8.4 Stunden gearbeitet wurden.

• Mitarbeiter 3 arbeitet normalerweise am Freitag 5 Stunden, Samstag und Sonntag jeweils 8.4 Stunden – nur die Ausfallstunden unter bzw. Mehrstunden im Vergleich zu den «üblichen» Arbeitszeiten werden eingetragen.

Nachfolgende Erläuterungen können angewendet werden, vorbehältlich einer angepassten Anleitung des Seco oder einer anderen Auskunft der Arbeitslosenkasse.

Die Arbeitslosenkasse vergleicht anschliessend die Zahl der Mitarbeitenden, für die Kurzarbeitsentschädigung beantragt wird, mit der Anzahl Ausfallstunden, die im Rapport und in der Abrechnung aufgeführt sind. Zudem kontrolliert sie, ob alle Mitarbeitenden die im Rapport deklarierten Ausfallstunden mit ihrer Unterschrift bestätigt haben

Der Rechtsdienst von GastroSuisse empfiehlt folgende Vorgehensweise:

1. Nehmen Sie mit der Arbeitslosenkasse Kontakt auf und beantragen Sie, dass die bisherige vom Mitarbeiter jeweils unterschriebene Arbeitszeiterfassung als ausreichend gelten solle und auf den Rapport verzichtet werden könne.

2. Falls die Arbeitslosenkasse auf den Rapport besteht, prüfen Sie, ob Ihr Arbeitszeiterfassungssystem die Differenz zwischen Soll und Ist gemäss obigen Vorgaben ausweist. Wenn das der Fall ist, dann lesen Sie ab Punkt 4 weiter.

3. Ihre Arbeitszeiterfassung weist keine täglichen Soll/Ist-Differenzen aus. Somit müssen Sie diese zuerst berechnen. Die Ist-Stunden sind die jeweils effektiv geleisteten Stunden eines Mitarbeiters. Der Vergleich mit den Sollstunden ergibt die Ausfall- bzw. Mehrstunden.

Gemäss Seco dürfen die Sollstunden nur auf die «üblichen» Arbeitstage fallen. Das heisst, zuerst sind demzufolge die Ruhetage und andere Tage, für die während der Abrechnungsperiode keine Arbeitspflicht bestand (Ferien, Unfall, krank, zusätzliche bezahlte Freizeit, etc.) von den Kalendertagen abzuziehen. Auf die restlichen Tage sind die durchschnittlichen oder die üblichen Sollzeiten zu verteilen.

Die monatliche Sollzeit gemäss L-GAV sollte dabei nicht überschritten werden. Diese berechnet sich wie folgt:

Bsp. Juli in einem Betrieb mit 42-Std. bei 100% Pensum:
(31 - (0 Tg.) krank - (0 Tg.) Unfall - (0 Tg.) Ferien) - ((0) bezahlte Arbeitsfreie Tage x (42/5)) : 7 x 42 = 186

Die monatlichen Sollstunden für Mitarbeiter in Teilzeit werden entsprechend reduziert:
Bsp: 186 x 60% = 111.6.

Der Ruhetagsanspruch berechnet sich für Juli wie folgt:
(31 - (0 Tg.) krank - (0 Tg.) Unfall - (0 Tg.) Ferien) : 7 x 2 = 8.86

Auf der Website von GastroSuisse finden Sie zur Unterstützung einen Excelrechner «Hilfsrechner für Rapport wirtschaftlich bedingte Ausfallstunden». Der Rechner enthält die beiden Register «Eingabe» und «Resultat».

Auf dem Register «Eingabe» sind für jeden Mitarbeiter die Ruhetage und andere von der
Arbeitspflicht befreiten Tage und danach die Ist-Stunden einzutragen. Berechnet wird die tägliche Differenz und die Anzahl Mehrstunden pro Monat. Die Zusammenfassung erfolgt im Resultateblatt. Beachten Sie den vereinfachten Eingabemodus bei den Ist-Arbeitszeiten. Anstatt 8:24 kann 824 eingetippt werden. Der Doppelpunkt setzt sich automatisch.

Unverständlicherweise besteht das Seco darauf, dass das «formelle» Formular eingereicht wird. Das heisst, die Daten aus dem Resultateblatt müssen auf das Formular des Seco übertragen werden.

4. Auf dem Formular sind folgende Angaben zu machen:

o Firma
o Betriebsabteilung
o Abrechnungsperiode

o Massgebende Arbeitszeit in der Abrechnungsperiode
• Kann ausgelassen werden (nichts eintragen)

o Vertragliche wöchentliche Arbeitszeit
• Entweder 42, 43.5 oder 45 eintragen

o AHV-Nummer der Mitarbeiter
• Nur Mitarbeiter eintragen, für die Kurzarbeit beansprucht wird.

o Name und Vorname
• Nur Mitarbeiter eintragen, für die Kurzarbeit beansprucht wird.

o Unterschrift
• Von allen Mitarbeitern, die Kurzarbeit beziehen, ist eine Unterschrift als Bestätigung einzuholen. Auf dem Rapport können bis zu 20 Mitarbeiter unterschreiben. Dies würde bedingen, dass das Rapportblatt bei den Mitarbeitern zirkulieren muss. Ist das nicht möglich, ist davon auszugehen, dass pro Mitarbeiter ein Blatt ausgefüllt werden kann. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Arbeitslosenkasse.
• Die Unterschrift kann nicht durch eine Emailbestätigung oder Mobiltelefon Nachricht ersetzt werden.
• Ausnahmsweise wird KAE für Mitarbeiter entrichtet, wenn aus plausiblen Gründen keine Unterschrift mehr beigebracht werden kann (weil der Mitarbeiter beispielsweise den Betrieb verlassen hat), und der Betrieb eine schriftliche Begründung einreicht.

Auf die unterschriftliche Bestätigung jedes einzelnen Mitarbeiters kann in Grossbetrieben ab ca. 100 Mitarbeitenden verzichtet werden, wenn
o eine für alle betroffenen Personen gültige Kurzarbeitsregelung mit er kennbarem Muster vorliegt (z. B. erste Gruppe Montag und Dienstag, zweite Gruppe Mittwoch und Donnerstag) und
o die monatlichen Ausfallstunden durch eine Arbeitnehmervertretung schriftlich bestätigt werden.

o Tägliche Ausfallstunden
• Ausfallstunden sind die Differenzen zwischen Tagessoll und den geleisteten Stunden, wenn sie negativ sind. Sie sind pro Tag einzutragen. Zur Kontrolle: Die Summe der Tagessolle sollte das Monatssoll gemäss L-GAV nicht überschreiten. Formel zur Berechnung des Monatssolls:
(Kalendertage - krank - Unfall - Ferien) : 7 x 42 (43.5 oder 45) x % Pensum. Zum Beispiel 80% in einem Kleinbetrieb für den Monat Juli mit einer Woche Ferien und 3 Kranktagen: (31 - 7 - 3) : 7 x 45 x 60% = 81 Sollstunden
• Die Feiertage müssen nicht explizit ausgewiesen werden, da die Arbeitslosen kassen diese automatisch abziehen.

o Tägliche Mehrstunden
• Die Differenz zwischen Tagessoll und den geleisteten Stunden, wenn sie positiv
ist. Die täglichen Mehrstunden zusammenzählen und als Total rechts bei «Mehrstd.» ins Formular eintragen.
• Die Erklärung, die auf dem Formular betreffend die Gleitzeitsaldi von +/- 20 Stunden vermerkt ist, betrifft nur Betriebe, die eine betriebliche Gleitzeitrege lung haben. Im Gastgewerbe wird eine Gleitzeitregelung wohl eher selten bis nie angewendet.

Das Formular des SECO berechnet die Summe aller Ausfallstunden minus die Mehrstunden automatisch. Daraus resultieren die anrechenbaren Ausfallstunden.

Quelle: Rechtsdienst GastroSuisse

GastroSuisse bietet auf seiner Website ein sehr nützliches Berechnungsformular an.


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