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28.11.2005

10 Tipps für besseres Controlling

Wirtschaftliche Probleme frühzeitig erkennen

Das Gastgewerbe ist ein hartes Pflaster. Bei einem durchschnittlichen Reingewinn von einem Umsatzprozent genügen schon kleinste Fehler, um in die roten Zahlen zu geraten. Restaurateure brauchen nicht nur fachliche und soziale Kompetenz, sondern auch Managementfähigkeiten und finanziellen Durchblick.

Ein Viertel der Betreiber übersteht nicht einmal die ersten drei Jahre. Jeder zehnte Wirt geht früher oder später Konkurs. Und sechs von zehn Gastronomen überleben nur dank Selbstausbeutung, indem sie Eigenleistungen ungenügend verrechnen (Unternehmerlohn, Mitarbeit von Familienmitgliedern, Amortisation und risikogerechte Verzinsung des Eigenkapitals).

Finanzielle Probleme können auch mit den besten Buchhaltungskenntnissen nicht gelöst werden, wenn die Umsätze nicht stimmen. Ein klares Konzept und ein professionelles Marketing helfen, doch hohe Gästefrequenz und zufriedenstellende Durchschnittsbons alleine genügen nicht, wie die folgenden zehn Punkte zeigen:

1) Buchhaltung gut organisieren
Was man nicht zahlenmässig erfasst, kann man auch nicht managen. Nur mit einem sauber implementierten Rechnungswesen behalten Sie den Überblick! Suchen Sie sich Ihren Buchhalter sorgfältig aus und vereinbaren Sie genau, welche Controlling-Leistungen er zu erbringen hat. Halten Sie sich an die üblichen Kontenpläne, um Ihren Betrieb jederzeit mit Branchenzahlen vergleichen zu können.

2) Primäre Kosten im Griff halten
Als Faustregel gilt, dass Personalkosten und Wareneinkauf zusammen nicht mehr als 70% des Netto-Umsatzes ausmachen dürfen. Der Durchschnitt in der Schweiz beträgt aber fast 72%! I Überwachen Sie Ihre Personalkosten durch tägliche Produktivitätsberechnungen (Umsatz pro Mannstunde) und optimieren Sie sie durch eine bedarfsgerechte Einsatzplanung. Streben Sie einen gesunden Mix zwischen Vollzeitangestellten und Aushilfen an! Auch bei den Warenkosten müssen Sie den Hebel ansetzen, sei es durch cleveren Einkauf, durch Verändern des Angebots oder durch Preiserhöhungen. Regelmässige Eingangskontrollen, bedarfsgerechte Produktion und korrekte Portionierung sind zwingend.

3) Faire Mietbedingungen aushandeln
Die meisten Betriebe bezahlen zu hohe Mieten. Der Richtwert hängt wesentlich vom Ausbaustandard des Mietobjekts und vom Küchenanteil ab. Für Restaurants sind in der Regel Mietkosten von 6 bis 8% vertretbar. Ab 10% müssen die Alarmglocken läuten! Diese Angaben gelten nicht für Garni-Hotels, Café-Bars oder Unterhaltungsbetriebe.

4) Saubere Preiskalkulation
In erster Linie bestimmen die Zahlungsbereitschaft des Gastes und die vergleichbare Konkurrenz unser Preisniveau. Dennoch ist es gefährlich, sich nur auf sein Gespür zu verlassen. Jeder Artikel muss sauber durchkalkuliert werden. Das gilt besonders für Ihre Bestseller, generieren diese doch oft bis zu 80% des Umsatzes. Die Küchenrendite ist besonders heikel, weil die Einkaufspreise saisonal schwanken. Kalkulieren Sie Ihre Artikel periodisch nach! Entsprechende Software kann wertvolle Dienste leisten, sofern sie diszipliniert eingesetzt wird. Für kleine Betriebe hilft manchmal schon eine Excel-Tabelle.

5) Regelmässige Inventur
Viele Wirte überschlagen die Warenkosten, indem Sie die Monatsrechnungen ihrer Lieferanten durch den Monatsumsatz teilen. Das ist zu ungenau, weil Schwankungen im Warenbestand nicht berücksichtigt sind. Erzielt ein Betrieb 50'000 Franken Umsatz, so bedeutet bereits eine Bestandesabnahme von 1000 Franken zwei Prozent höhere Warenkosten! Sie kommen um monatliche oder vierteljährliche Inventur nicht herum! Wichtig ist eine sinnvolle Aufteilung nach Sparten, damit Sie den Verlustquellen auf die Spur kommen.

6) Warenlager niedrig halten
Ein zu grosses Lager führt fast immer zu Warenverlusten und überdimensionierter Produktion. Auch Diebstähle passieren öfters in unübersichtlichen Lagern. Halten Sie nicht mehr Lebensmittel, als sie für eine Durchschnittswoche benötigen. Grosse Weinkeller sind schön, binden aber ihr Kapital und schmälern die Liquidität. In Bars und Clubs sollte der Wert des Lagers dem Warenverbrauch von zwei Wochen entsprechen.

7) Von den Ketten lernen
Sie können sich wahrscheinlich keine Stabsstellen oder teure Computerprogramme leisten. Dennoch ist jeder Wirt auf zuverlässige, aktuelle Daten angewiesen. Erstellen Sie Wochenberichte, um die operativen Ergebnisse zusammen zu fassen: Spartenumsätze, Vorjahresvergleiche, Personalkosten pro Abteilung und Einkäufe. Für die Fixkosten können Sie auf Erfahrungswerte zurück greifen und entsprechende Anteile einsetzen: So können Sie recht genau abschätzen, wie gut Sie in letzter Zeit gearbeitet haben. Wer seine Abschlüsse erst Monate später sieht, kann nicht rechtzeitig handeln.

8) Richtig kontieren
Ihre Buchhaltung ist nur aussagekräftig, wenn Sie korrekt kontieren! Vorauszahlungen (z.B. für Versicherungen) sind nicht sofort als Aufwand zu verbuchen, sondern monatlich abzugrenzen. Die Ausgabe von Geschenkgutscheinen entspricht keinem Umsatz, sondern einem Kreditor. Die Spartenaufteilung der Wareneinkaufs muss mit derjenigen der Ertragsseite übereinstimmen. Kapitalkosten und Eigenlöhne sind zumindest für die interne Rechnung in voller Höhe zu verbuchen. Wer nicht sorgfältig verbucht, befindet sich mit seinem Unternehmen im Blindflug!

9) Liquidität im Auge behalten
Ihr flüssigen Mittel und Forderungen sollten nicht kleiner sein als Ihr kurzfristiges Fremdkapital. Bargeld, Bankguthaben und Debitoren sollten also zusammen ungefähr dem Wert der Kreditoren und anderer kurzfristigen Verbindlichkeiten entsprechen. Ein Restaurant kann auch mit einem Verhältnis von 0.7 zu eins lange überleben, doch wird dies bei Umsatzrückgängen sofort zu ernsthaften Engpässen führen, wenn Sie keine Mittel nachschiessen. Entscheidend ist nicht alleine das aktuelle Bankguthaben: Rechnen Sie stets voraus, wann Sie Ihre Rechnungen bezahlen können (z.B. die Löhne anfangs Monat, die Miete am 10. und die Kreditoren am 20. des Monats).

10) Die Buchhaltung verstehen
Bilanzen und Erfolgsrechnungen müssen richtig interpretiert werden. Vielen Wirten fehlt das tiefere Verständnis für die gelieferten Zahlen. Fragen Sie Ihren Buchhalter oder ziehen Sie jemanden bei, der etwas davon versteht. Oder besuchen Sie einen Buchhaltungskurs! Es gibt zwar auch erfolgreiche Wirte, die nichts viel von Rechnungswesen verstehen - doch das sind grosse Ausnahmen.


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